שלבי ההתפתחות של קהילה מקצועית בארגונים

ממש כמו יצורים חיים, גם קהילות מתפתחות ומשתנות עם הזמן. מצד אחד זה נפלא ומרגש, ומצד שני מקשה על תכנון מדויק מראש. בקהילה האיזון העדין בין אסטרטגיה ודיוק תוך כדי תנועה עושה את העבודה.

כבר כתבתי על מחזור חייה של קהילה, ומה כולל תפקיד המנהל בכל שלב. הפעם אני רוצה להתייחס למחזור חיי קהילות ספציפיות – קהילות מקצועיות בתוך ארגונים. כשקהילות פועלות בתוך ארגונים, יש להן אתגרים וחסמים נוספים (כמו שילוב בארגון, היררכיה, הוכחת ערך ועוד), כמו גם תמיכה נוספת (בעלי ענין, תמיכה כספית, אירוח וארגון אירועי קהילה ועוד).

קהילה מקצועית, למקרה שאין לכם כוח לצלול לפוסט השלם עם ההסבר, היא קהילה שמורכבת מאנשי מקצוע העוסקים ביומיום בפעילות, עיסוק או מקצוע ספציפי, וחוברים זה לזה במטרה ללמוד יחד, להתפתח מקצועית או להשיג מטרה מקצועית. קהילות מקצועיות מבוססות על הרעיון של למידה חברתית – אנחנו לומדים טוב מאוד זה מזה – מסיפורי מקרה, משיחות מסדרון, מאתגרים משותפים. הן יכולות להתקיים בתוך ארגונים או מחוץ להם.

אחד החוקרים המובילים בתחום הקהילות המקצועיות, אטיאן ונגר, מזהה בספרו (שהוא סוג של תנ"ך לקהילות מקצועיות בארגונים) חמישה שלבים עיקריים בהתפתחות קהילות מקצועיות בארגון. שני השלבים הראשונים מתייחסים לתכנון והקמת הקהילה, ושלושת השלבים המאוחרים מתייחסים להתפתחותה עם הזמן. בואו נצלול לתוכם ונבין מהם האתגרים של הקהילה בכל אחד מהם.

1. פוטנציאל

פעמים רבות, התפתחות של קהילה בתוך ארגון מתחילה עם רשת חברתית קיימת. כשיש נושא שמעסיק אנשים, באופן טבעי נוצר סביבו חיבור בין אנשים בארגון. כך נולדת רשת. קבוצה כזו יכולה להיות הגרעין הראשוני של הקהילה.

בשלב מסוים, הרעיון של לייצר קהילה מוצג לאותה רשת קיימת (ע"י החברים עצמם או מישהו מבחוץ), גם אם הקשרים בה רפויים. תשומת הלב ליצור החדש הזה, "קהילה", יכולה לגרום לחברי הרשת לראות את עצמם באופן קצת שונה. ככל שהתחושה של נושא משותף גוברת, יש צורך באינטראקציות יותר סיסטמתיות, ומנהיגות צצה באופן טבעי.

האתגר המרכזי בשלב זה הוא למצוא בסיס כדי שחברי הקהילה ירגישו מחוברים ושיבינו את הערך בשיתוף סיפורים, כלים וטכניקות. הגילוי של אנשים שיש להם קולגות עם בעיות דומות, תשוקה דומה לנושא, נתונים, כלים וגישות דומות והם יכולים לתרום ולהיתרם מהם, הוא חשוב מאוד. בשלב זה חשוב להגדיר את המטרה ותחומי העניין העיקריים של החברים ושל הארגון, ולעזור להם לדמיין כיצד ומה הם יכולים להפיק מחיבורים ועבודה יחד.

בשלב זה, כשמתכננים תכנון ראשוני לקהילה, כדאי לכלול:

החלטה על המטרה הראשונית של הקהילה.
הגדרת הדומיין העיקרי (התחום/העיסוק) והנושאים שיביאו למעורבות (זה כמובן משתנה עם הזמן, לכן בשלב זה צריך לחשוב מהם הנושאים שיביאו חברים פוטנציאליים, ולא לקבוע מראש מהם הנושאים בקהילה לאורך הזמן). יש 3 קריטריונים שעוזרים להגדיר את הדומיין:

1. הנושאים החשובים לארגון/לעסק.
2. הנושאים שלחברי הקהילה יש תשוקה אליהם.
3. הגדרה רחבה מספיק של הנושאים כך שחברים חדשים ירצו להגיע, אך צרה מספיק כדי שרוב החברים הקיימים יתעניינו בדיונים.

בניית תכנית פעולה. קהילות בארגונים לרוב תלויות במנהלים שיתקצבו ויתמכו בהן, ולכן חשוב לבנות הצעה מבוססת מחקר כדי להתחיל לפעול. עוד על מחקר בקהילות, כאן.
זיהוי מנהלים ומנהיגים פוטנציאליים מתוך הקהילה (אנשים בארגון שמוערכים, שיש להם ידע והם מקושרים). חשוב לערב את המנהיגים האלה בשלב ראשוני כי זה מושך אחרים להצטרף (עפ"י עקרון ההוכחה החברתית).
קיום ראיונות עם חברים פוטנציאליים – כדי לגלות מה הם הנושאים שמעסיקים אנשים ואילו הזדמנויות קיימות למינוף הקהילה.
חיבור אישי לחברי קהילה – בניית קשרים אחד על אחד שיחזקו את הקהילה. מדובר בלא מעט עבודה מאחורי הקלעים, שתורמת רבות להמשך דרכה של הקהילה.
עיצוב ראשוני לקהילה – הכולל את תיאור המטרה, נושאים חמים, מבנה ראשוני, תהליכי שיתוף ידע וכמובן חברים בקהילה (בעיקר אנשי מפתח שימשכו אחרים להצטרף).

2. איחוד

כשקהילה מסוגלת לשלב בין מה שכבר קיים והחזון של מה שיכול לקרות, היא מוכנה לעבור לשלב הבא. במהלך השלב השני, הקהילה מוקמת רשמית. בשלב הזה חשוב שיהיו פעילויות שיאפשרו לחברים להתחבר, לייצר מערכות יחסים, לבנות אמון ולהעלות מודעות לתחומי העניין והצרכים המשותפים. עכשיו המטרה היא לייצר מספיק אנרגיה כדי שהקהילה תתאחד.

האתגר בשלב זה הוא לבסס את הערך החשוב בשיתוף הידע, ולבנות מערכות יחסים ואמון כדי שאנשים יחלקו בעיות. הקושי בשלב זה הוא זה לאזן בין הצרכים של החברים לבניית מערכות יחסים ואמון, לבין הצגת הערך של הקהילה כלפי הארגון. אם מתמקדים יותר מדי במערכות יחסים, מסכנים את זה שהארגון לא יראה את הערך, ואם מתמקדים רק בערך, החברים מאבדים עניין.

בשלב זה, כדאי לחשוב על נושאים כמו:

בניית הצעת ערך ברורה לחברים, או לייצר עבורם את ה"למה להצטרף" – לפעמים הפוקוס של הקהילה או המוניטין של חבריה מספיקים. כדאי בכל מקרה להדגיש את היתרונות של למידה מניסיונם של אחרים.
השקת הקהילה. קיימות כל מיני אסטרטגיות להשקת קהילה. כשעושים השקה נראית, עם כבוד מבעלי ענין או מנהלים, יותר אנשים מודעים לקהילה ולערך שלה, כמו גם לתפקידים בה. מצד שני, בהשקה שקטה, אפשר לתת לחברי הקהילה זמן להתחבר באמת, לגלות לבד מה הערך של הידע שחולקים ולפתח קצב משלה.
מפגשים ומרחבים לקהילה. מפגשים חוזרים מחזקים את תחושת הביטחון של חברי הקהילה ונותנים להם תחושת שייכות. מומלץ לקבוע מפגשים שוטפים, שיוצרים קצב לקהילה.
לגיטימציה למנהלי הקהילה. הרבה מהעבודה של מנהלי קהילות (למשל נטוורקינג) היא לא נראית – לא לחברי הקהילה וגם לא לבעלי העניין ולארגון. חשוב לתת להם מקום, הכרה, הכשרה מתאימה ותמיכה מקצועית.
בניית קשרים בין חברי הליבה. תקופת האינקובציה היא חשובה. עכשיו מגיעים חברים חדשים עד שהקהילה מגיעה לאיזו מסה קריטית, ולכן חשוב לטפח את הקשרים בין חברי הקהילה.
מציאת הרעיונות, העיסוקים והפעילויות ששווה לשתף.
תיעוד הפעילות של הקהילה, תוך הפעלת שיקול דעת. הרעיון הוא לייצר מצב שבו כשהקהילה גדלה, חברים מוצאים בקלות את הידע, הכלים, המידע והרקע שיעזרו להם להיכנס לקהילה. נרצה לייצר שפה משותפת, בסיס. אם בשלב זה מתעדים יותר מדי, זה יכול להרוג את הקהילה, ולכן חשוב שיקול הדעת. חשוב שההשתתפות לא תהפוך לנטל, והתיעוד לא יהפוך למטלה נוספת.
מציאת הזדמנויות לספק ערך. חיבור אנשים עם בעיות דומות, מומחיות שיכולה לעזור, מפגשים בנושאים ספציפיים חמים, שיתוף מומחים מבחוץ, פיתוח חומרים שיכולים לסייע.

3. בגרות

קהילות, כאמור, משתנות וגדלות כל הזמן, ולכן הן גם זקוקות כל הזמן לתמיכה. בגרות היא לא בהכרח יציבות. קהילות בוגרות ממשיכות להפיק תועלת וערך. מנהליהן עדיין צריכים לחבר אנשים, גם אחד על אחד, במרחבים פרטיים. הם עדיין צריכים לדאוג לעזרה וסיוע ומענה לצרכים המשתנים, ומנהלים בארגון עדיין צריכים להיות מעורבים.

בשלב השלישי, שלב הבגרות, הנושא העיקרי של הקהילה זה לעבור ממצב בו מבססים ערך למצב שבו צריך להגדיר ולהבהיר את התפקיד של הקהילה, הפוקוס שלה והגבולות שלה. לא רק הגדילה הפיזית מאתגרת את הקהילה בשלב זה. המעבר מלשתף טיפים בצורה ספונטנית ואישית, לפיתוח גוף שלם של ידע, הוא מעבר עבור חברי הקהילה.

האתגר בשלב זה הוא להגדיר את התפקיד של הקהילה ביחס לארגון ומערכת היחסים שלה לדומיינים נוספים, כמו גם לנהל היטב את הגבולות של הקהילה. קהילות הרבה פעמים חוות מתח בשלב הזה. המעבר בין לקבל חברים חדשים והתמקדות בצרכים ובתחומי הענין שלהם, ובין אינטראקציות אינטימיות של מומחים קיימים בתוך הקהילה, הוא לא פשוט.

כשקהילה גדלה במהירות, הטון שלה משתנה. חברים חדשים נכנסים ומשנים את האינטימיות והשיח. הם שואלים שאלות אחרות, יש להם צרכים חדשים והם עדיין לא ביססו את מערכות היחסים והאמון שיש לחברי הליבה. גדילה הרבה פעמים קורית בדיוק כשחברי הליבה מרגישים שמערכות היחסים חזקות מספיק כדי לדסקס נושאים חשובים באמת, ולפעמים היא משבשת את תחושת הזהות של הקהילה. אחד הפתרונות למתח הזה הוא לדאוג ששאלות בסיסיות (שלא מעניינות את חברי הליבה) יישאלו מחוץ למפגשי הקהילה (למשל באתר או בפלטפורמה ייעודית לקהילה).

בשלב זה, כדאי לחשוב על נושאים כמו:

זיהוי פערי ידע ופיתוח אג'נדה של למידה. אפשר לייצר צוותים או פרויקטים בתוך הקהילה כדי לחקור נושאים ופערי ידע, לייצר הנחיות מקצועיות או למצוא גישות שונות לעיסוק. הצוותים האלה מדווחים לקהילה כולה על הממצאים וכך כולם מרוויחים.
הגדרת התפקיד של הקהילה בארגון. בד"כ בשלב זה הקהילה תופסת מקום יותר נכבד בארגון.
הגדרה מחדש של הגבולות של הקהילה.
תהליך ברור של הצטרפות לקהילה. כשחברים חדשים מצטרפים לקהילה מבוססת, התהליך יכול להיות מורכב הן לחדשים והן לקיימים. כדאי לייצר תהליך מובנה שיקל על כולם.
מדידת הערך של הקהילה. ככל שיותר אנשים מצטרפים, כך עוד יותר חשוב למדוד את הערך של הקהילה.
לשמר פוקוס חדשני לקהילה.
בניה וארגון של ספריית/מאגר מידע וידע.

4. שירות

איך לשמר את המומנטום דרך השלבים והשינויים של האנשים, הטכנולוגיה ומערכת היחסים עם הארגון? מה עושים עם אנרגיה שירדה? איך שומרים על רעננות של קהילה?

האתגר בשלב זה הוא לשמר את הרלוונטיות של הקהילה, למצוא את הקול של הקהילה בתוך הארגון ולשמר את הטון והפוקוס האינטלקטואלי – חי ונושם. קהילות מבוססות חוות מתח בין פיתוח כלים משל עצמן לבין רעיונות חדשים וחברים חדשים. כשקהילות בונות גוף של ידע, הן מפתחות תחושה חזקה של הדומיין שלהן.

חשוב לשמור על הרלוונטיות של הדומיין ולכן דווקא חייבים להקפיד על רעיונות חדשים, גישות חדשות וכמובן מערכות יחסים חדשות. גם הנושאים משתנים בשלב זה –חברים חדשים מצטרפים וכל הזמן מגדירים מחדש את הגבולות.

בשלב זה, כדאי לחשוב על נושאים כמו:

מציאת הקול של הקהילה. בשלב זה, קהילות הרבה פעמים רוצות להפוך למשפיעות בארגון, לקבל ממנו הכרה. כשזה קורה, רואים אינטגרציה של הקהילה בתוך הארגון – הקהילה מופיעה בתקציב, מקצים משאבים וזמן, תומכים באירועי הקהילה וכד'.
חידוש הקהילה. קהילות עוברות דרך מחזורים של אנרגיה גבוהה ונמוכה, ולכן יש צורך לחדש רעיונות, חברים, עיסוקים. מומלץ להקפיד על הצגת נושאים חדשים, הבאת דוברים שנויים במחלוקת, הגדלת הידע של הקהילה. כשהאנרגיה יורדת, הקצב של הקהילה נעלם או הופך צפוי מדי. לכן גם שינוי הקצב יכול לחדש קהילה.
גיוס אקטיבי של חברים חדשים לקהילה, בעיקר כדי למנוע שחיקה של מי שנושא בתפקידים (כשהנושאים משתנים, חלק מחברי הליבה מאבדים עניין או נשחקים).
פיתוח מנהיגות חדשה וממשיכי דרך למנהיגים הקיימים.
מנטורינג לחברים חדשים.
חיפוש מערכות יחסים ומקרים מעניינים מחוץ לקהילה. האינפוט מבחוץ הוא אחת הדרכים הכי אפקטיביות לחדש קהילה. אחד העקרונות של קהילה מקצועית הוא איזון בין רעיונות מתוך ומחוץ לקהילה.

5. טרנספורמציה

המתח בין העצמאות של הקהילה ובין הפתיחות שלה לרעיונות חדשים ואנשים חדשים, אף פעם לא לגמרי ייפתר. כשקהילה מגמישה ומרחיבה את גבולותיה, יש תמיד את הסיכון שהפוקוס ישתנה כי החברים החדשים מרגישים פחות שייכות ובעלות על הנושא והעיסוק. ומנגד, אם הקהילה מקשיחה גבולות או סוגרת אותם, היא עלולה להיחנק בתוך עצמה.

לפעמים אירוע דרמטי כמו כניסת מסה של חברים חדשים, עזיבה של חברי ליבה או ירידת אנרגיה, דורשים טרנספורמציה רדיקלית. היא יכולה לכלול חזרה לשלב מוקדם יותר, פיצול הקהילה לקהילות משנה או אפילו סגירת הקהילה. ואם קשה לכם לנשום ולעכל את השלב הזה של המוות, זכרו שמדובר בשלב טבעי, ממש כמו לידה וגדילה של קהילה. גם קהילות בריאות מגיעות לסוף טבעי. ההחלטה האם הקהילה גוססת או פשוט זקוקה לחידוש, היא החלטה חשובה.

כשאני מביטה בחמשת השלבים האלה, אני מרגישה שאני מביטה בבן אנוש – שנולד, גדל, מפתח אופי משלו, מגיע לבגרות ובשלות, ולבסוף חייו מגיעים לקצם, בדרך זו או אחרת. המבט הזה מתחדד לנוכח העובדה שקהילות הן יצורים חיים ונושמים, מיוחדים שכמעט לעולם לא ניתן לחזות בצורה מדויקת את חייהם. בעיני, זה חלק מהיופי שלהם.

הקמתם קהילה בארגון? חושבים להקים אחת? אני מקווה שהפוסט עזר לכם